Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher
Raphael Schumann, Eckstraße 63, 60437 Frankfurt am Main
E-Mail: kontakt@werkgefaehrte.de

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung dieser Website sowie unserer Leistungen erforderlich ist. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag/vorvertragliche Maßnahmen), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) sowie, soweit erforderlich, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

3. Hosting und Server-Logfiles
Diese Website und das Dashboard werden auf Servern der Hetzner Online GmbH in Helsinki (Finnland, Europäische Union) betrieben. Die Server für den Telefonassistenten werden ebenfalls bei Hetzner betrieben; der produktive Telefonie-Server befindet sich in Falkenstein (Deutschland). Beim Aufruf der Website verarbeiten wir technische Zugriffsdaten, insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, angeforderte Adresse sowie Browserinformationen. Server-Logfiles dienen der Auslieferung, Systemsicherheit und Fehleranalyse. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und zuverlässigen Betrieb.

4. Kontaktaufnahme
Bei Kontaktaufnahme per E-Mail speichern wir die mitgeteilten Daten (u. a. E-Mail-Adresse, ggf. Name und Telefonnummer), um Ihre Anfrage zu bearbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Zur technischen Bearbeitung und zum Versand können die in dieser Erklärung beschriebenen Dienstleister eingesetzt werden. Eine Weitergabe erfolgt nur, soweit sie für den jeweiligen Zweck erforderlich und rechtlich zulässig ist.

5. Registrierung und Nutzerkonto
Zur Nutzung von Werkgefährte legen Betriebe ein Nutzerkonto an. Dabei verarbeiten wir die zur Vertragserfüllung erforderlichen Daten (u. a. Name, Firma, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Zugangsdaten) auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für Speicherung und Authentifizierung setzen wir Supabase Pte. Ltd. ein. Die Projektdatenbanken für Staging und Production befinden sich in der AWS-Region Frankfurt (eu-central-1). Das Hosting des Dashboards erfolgt bei Hetzner. Zur möglichen Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums beachten Sie Abschnitt 6c.

6. Verarbeitung von Anrufdaten im Rahmen des KI-Telefonassistenten
Kernfunktion von Werkgefährte ist die automatisierte Entgegennahme und Verarbeitung von Telefonanrufen im Auftrag unserer Kunden (SHK-Betriebe). Dabei werden Gesprächsinhalte erfasst und mittels KI-Sprachmodellen analysiert, um Anliegen, Kontaktdaten und Terminwünsche der Anrufer strukturiert zu erfassen. Verantwortlich für diese Verarbeitung ist der jeweilige SHK-Betrieb als unser Kunde; wir handeln dabei als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). Die Rechtsgrundlage für die Bearbeitung des Anliegens bestimmt der betreffende Betrieb, insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei Vertrags- und vorvertraglichen Anfragen. Eingesetzte Dienstleister sind Hetzner (Server), Supabase (Datenbank, Anmeldung und Dateispeicherung), Deepgram (Spracherkennung), Google Cloud Text-to-Speech (Sprachausgabe), AWS Bedrock (KI-Sprachmodell), seven.io (SMS) und Resend (E-Mail-Versand). Bei eingerichteter Kalenderanbindung wird Google Calendar für die Terminverwaltung verwendet. Die Telefonverbindung wird über easybell hergestellt; Asterisk ist die auf unseren Servern betriebene Telefoniesoftware. easybell verarbeitet Daten zur Erbringung seiner Telekommunikationsleistung grundsätzlich in eigener Verantwortung. Anfragen von Anrufern richten sich an den betreffenden Betrieb.

6a. Demo-Telefonnummer
Unter der auf unserer Website genannten Demo-Nummer können Sie den Telefonassistenten ausprobieren. Es handelt sich um eine Vorführung: Es wird kein Handwerksbetrieb beauftragt, kein Notdienst alarmiert und kein Termin gebucht. Bitte nennen Sie in der Demo keine sensiblen Daten und melden Sie darüber keine echten Notfälle. Verarbeitet werden Ihre Rufnummer (sofern übermittelt), der Gesprächsinhalt (Spracherkennung und Transkript), die von Ihnen genannten Angaben sowie technische Verbindungsdaten. Aus dem Gespräch entsteht ein Beispiel-Vorgang in einem Demo-Konto, das wir Interessenten zeigen. Die Rufnummer nutzen wir außerdem, um die Anzahl der Demo-Anrufe zu begrenzen und Missbrauch zu verhindern. Verantwortlich sind hierbei wir selbst; Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Vorführung unseres Produkts (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Eingesetzte Dienstleister sind easybell (Telefonie), Deepgram (Spracherkennung), Google Cloud (Sprachausgabe), AWS Bedrock (KI-Sprachmodell) sowie Hetzner Online GmbH und Supabase (Server und Datenbank). Demo-Daten löschen wir beim regelmäßigen Zurücksetzen des Demo-Kontos.

6b. Nachrichten, Fotos und Terminverwaltung
Im Auftrag des Betriebs versenden wir erforderliche Termin- und Servicenachrichten per SMS oder E-Mail. Dazu gehören gegebenenfalls Links zur Prüfung erfasster Angaben oder zum Hochladen von Fotos. Wenn Sie einen Foto-Link nutzen, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Bilder und ordnen sie Ihrem Vorgang zu; die Dateien werden über Supabase gespeichert. Bitte laden Sie nur für das Anliegen erforderliche Bilder hoch. Ist die entsprechende Funktion im Betrieb aktiviert, erhalten Sie nach Meldung einer Ankunftszeit durch den Techniker eine SMS mit der voraussichtlichen Ankunftszeit. Bei eingerichteter Google-Calendar-Anbindung werden für die Terminverwaltung erforderliche Termin- und Kontaktdaten an den Kalender des Betriebs übermittelt.

6c. Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums
Ein Serverstandort in der EU bedeutet nicht, dass sämtliche beteiligten Dienstleister ausschließlich innerhalb der EU verarbeiten. Supabase beschreibt insbesondere mögliche Zugriffe und Verarbeitungen für Support und Betrieb außerhalb der Projektregion, einschließlich Singapur und der USA. Resend speichert E-Mail-Daten in den USA; eine europäische Versandregion ändert diesen Speicherort nicht. Bei Google Cloud Text-to-Speech verwenden wir derzeit den globalen API-Endpunkt; auch für Deepgram ist derzeit der globale Endpunkt eingebunden. Eine ausschließlich auf die EU beschränkte Verarbeitung durch diese Dienste wird daher nicht zugesichert. Bei Google Calendar sowie bei Apple Push und Firebase Cloud Messaging sind ebenfalls internationale Verarbeitungen möglich.

Die Anbieter stellen hierfür Datenschutzbedingungen und Informationen zu ihren Unterauftragnehmern bereit. Supabase und Resend sehen in ihren veröffentlichten Datenschutzvereinbarungen EU-Standardvertragsklauseln für internationale Übermittlungen vor. Übermittlungen benötigen eine anwendbare Grundlage nach Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere einen Angemessenheitsbeschluss oder geeignete Garantien wie EU-Standardvertragsklauseln und erforderlichenfalls ergänzende Schutzmaßnahmen. Informationen zu den für Ihre Verarbeitung einschlägigen Garantien können Sie über die unten genannte Kontaktadresse anfordern. Weitere Anbieterinformationen finden Sie bei Supabase, Google Cloud, Deepgram und Resend.

7. Notdienst-App „Werkmelder“ (iOS und Android)
Mit der App Werkmelder erhalten Techniker unserer Kunden Notdienst-Alarme. Die App wird über einen Kopplungscode aus dem Dashboard des Betriebs mit dem jeweiligen Techniker verbunden; ein eigenes Konto oder Passwort gibt es nicht. Dabei verarbeiten wir: eine Gerätekennung und einen Gerätezugangsschlüssel (lokal im geschützten Schlüsselspeicher des Geräts gespeichert), den Push-Token des Geräts für den Versand von Mitteilungen über den Apple Push Notification Service (Apple Inc., iOS) bzw. Firebase Cloud Messaging (Google Ireland Ltd., Android), den installierten Softwarestand der App (Version, Build und Update-Kennung) sowie die Aktionen des Technikers zu einem Einsatz (Annehmen, Ablehnen, gemeldete Ankunftszeit, Erledigt) mit Zeitstempel. In Alarmen zeigt die App die vom Telefonassistenten erfassten Einsatzdaten an (u. a. Name, Adresse und Rückrufnummer des Anrufers, Anliegen); hierfür gilt Abschnitt 6. Die Kamera wird nur zum Scannen des Kopplungscodes verwendet; Bilder werden weder gespeichert noch übertragen. Die App enthält kein Tracking, keine Werbung und keine Analyse-Werkzeuge. Die Daten werden auf unseren Hetzner-Servern in Deutschland und Finnland sowie bei Supabase mit Projektregion Frankfurt verarbeitet. Für die Zustellung von Push-Mitteilungen werden Push-Token, Alarmkennung, Einsatzkategorie und Postleitzahl an Apple bzw. Google übermittelt; Name, vollständige Adresse und Rückrufnummer werden über die App-Schnittstelle abgerufen. Für internationale Verarbeitungen gilt Abschnitt 6c. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. die Auftragsverarbeitung für den Betrieb (Art. 28 DSGVO). Beim Entkoppeln in der App oder durch den Betrieb wird das Gerät serverseitig gesperrt; beim Entkoppeln in der App wird zusätzlich der Zugangsschlüssel auf dem Gerät gelöscht.

8. Cookies
Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies ein, die für den Betrieb der Website bzw. die Anmeldung am Nutzerkonto erforderlich sind (Art. 6 Abs. 1 lit. b, f DSGVO). Cookies zu Analyse- oder Marketingzwecken werden nicht verwendet.
Schließen Sie auf der Startseite den Hinweis zu Cookies mit „Verstanden“, speichert Ihr Browser im lokalen Speicher (localStorage) den Eintrag cookie-notice-dismissed mit dem Wert 1. Zweck ist allein, den Hinweis nicht erneut anzuzeigen. Der Eintrag wird nicht an uns übertragen, enthält keine Angaben zu Ihrer Person und bleibt gespeichert, bis Sie ihn über die Einstellungen Ihres Browsers löschen (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

9. Speicherdauer
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen dies verlangen. Danach werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.

10. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 15–21 DSGVO), jeweils unter den gesetzlichen Voraussetzungen. Einer Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Zudem haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit.

11. Kontakt für Datenschutzanfragen
kontakt@werkgefaehrte.de